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樣品管理是貫穿于檢驗檢測機構整個管理體系的重要內容。加強樣品管理對提高檢驗檢測機構的建設和管理水平具有重要的意義。
1、樣品管理的目的 對樣品的接收、制備、保管和處理等各個環節實施有效的質量控制, 保證樣品的代表性、有效性和完整性。 2、樣品管理員的要求
(1) 負責樣品的入庫、制備、發放、儲存、整理和過期清理等工作。
(2) 應當熟悉檢驗檢測機構的承檢能力、樣品的特性和制備規程, 嚴格按標準和規程制樣、管理樣品, 并做好相關記錄。
(3) 熟練使用制樣設備, 負責所用設備的維護、保養、送檢。
(4) 負責樣品室溫度、濕度、通風等環境條件的控制, 按樣品性質合理選擇存放方式, 盡力保持樣品性質不變。
(5) 監督領取、還樣人員認真、客觀填寫樣品領用和返還記錄。
(6) 保持樣品庫及相關設備清潔、整齊, 保持樣品擺放有序。
(7) 做好防火、防盜及樣品安全、保密工作。
(8) 負責過期樣品清理的申報及審批后的過期樣品清理工作。
3、樣品的接收
(1) 一切來樣均由業務辦公室負責辦理接收手續。
(2) 樣品抵達檢驗檢測機構后, 應立即辦理入庫手續。抽樣人員與樣品管理員一起檢查樣品及樣品包裝、簽封標志是否完好, 檢查樣品規格型號、批號、數量、生產單位是否與抽樣單一致, 有無損壞、污染, 是否已過保質期等情況。對發現的問題應做好記錄, 提出處理意見, 報業務辦公室領導解決。
(3) 當有客戶委托檢測樣品時, 由業務辦公室管理人員與客戶接洽, 要了解需檢測的項目, 檢測的方法等, 當確認可以承接時, 業務辦公室管理人員與客戶應當面查驗樣品狀況, 核查樣品的數量、送樣量是否滿足檢測的要求, 指導委托方按規定填寫“檢驗委托單”, 擬定取報告日期, 必要時可了解樣品性質、保存條件、生產工藝等以利檢測。特殊要求應在備注欄內填寫清楚。最后由收、送樣人核對簽字。
4、樣品的標識
檢驗檢測機構應使每個樣品均有可溯源的唯一標識。當樣品接收后, 應當及時加貼樣品標識, 并保證在整個流轉期間標識的完整性, 確保樣品不重號、不錯號、不混淆。
5、樣品的入庫
(1) 收樣人員應及時通知樣品管理員將辦理好登記手續的樣品轉入樣品室。
(2) 樣品應逐份登記建帳, 做到帳、物相符, 按照檢驗檢測機構的樣品編號規則對樣品進行編號, 一樣一號;正、副樣應分區存放, 不同類別 (如食品類、飼料類) 的樣品應分架擺放, 按編號順序排列整齊。農藥等有毒有害易揮發樣品應單獨存放。
(3) 樣品室應采取措施防霉、防蟲、防污染、防變質、防丟失。需要冷藏、冷凍、避光、密封、隔離保存的樣品一定要采取相應的保存措施, 應配備空調、冰箱等設施, 樣品冷藏柜和電冰箱應分區專用, 并經常查看樣品, 發現問題及早處理。
(4) 樣品庫應清潔、整齊、干燥, 有安全設施。非樣品管理人員未經允許不得進入樣品庫。
6、制樣
(1) 樣品管理員嚴格按照樣品性質和檢測規范的要求及時制備樣品。
(2) 選擇制樣工具和方法, 遵守制備程序, 不得隨意更改簡化, 應保持制樣場所清潔無污染, 確保樣品制備的質量。
(3) 認真填寫制樣記錄, 制備后正樣供測試用, 副樣保存供復測用。對于貴重樣品、仲裁檢驗樣品和需返還用戶的樣品還應記錄制備樣品和重量。
7、樣品的領用、返還
(1) 有關檢測人員憑“檢測樣品流轉單”到樣品庫登記領取樣品, 如樣品不符合檢測要求, 應向業務辦公室負責人反映, 以便及時采取相應處理措施。
(2) 測試用樣品一般應摘去商標, 用樣品編號代替。
(3) 稱樣完畢, 應及時將剩余的完好樣品退樣品庫保存。由樣品管理員做好返還樣品的驗收、登記、入庫。對于貴重樣品、仲裁檢驗的樣品和需返還用戶的樣品還應記錄返還樣品的重量。
8、樣品的保存和處理
(1) 樣品保存期根據檢驗檢測機構的規定和樣品不同類型而異。如鮮樣等易腐爛變質樣品保存期為半個月或樣品的自然保質期等。
(2) 每半月清理1次過期樣品。由樣品管理員填寫“過期樣品清理審批單”, 報技術負責人批準后實施。
9、樣品資料的保存
檢驗委托書、任務流轉單、樣品制備記錄、樣品登記記錄表、樣品管理臺賬及客戶提供的有關資料一律歸檔保存。